釋放帳戶的空間

下面介紹的做法僅開放給管理員，以及擁有相關權限的使用者。貴公司能使用的開放交易、客製化欄位、洞察分析報告數量請依據Pipedrive版本而定。這篇文章有更多Pipedrive的使用限制資訊。

資料庫可說是現代公司最重要的資產之一，但裡面有的資料可能早就過時。若沒有定期好好維護資料庫的健康狀態或是資料品質，那公司勢必會蒙受一定程度的損失。

反過來說，若我們有乖乖定期維護資料庫，將有助於團隊的工作專注度以及效率，客戶轉換率自然連帶提升。為了幫助大家維護Pipedrive資料庫，我們列出了一些釋放帳戶空間的小秘訣，請務必看到最後喔！

交易

刪除交易

刪除交易是釋放帳戶空間最有效的做法。你可以在Pipedrive的交易細節以及清單介面進行刪除。

若今天你需要一次刪除大量的交易，可以先在清單介面建立篩選器，把無用的交易篩出來。

交易刪除後不會從Pipedrive消失，所以若不幸在刪除交易後反悔，也可以重新開啟交易。但請注意只有管理員可以重新開啟交易。

你可以參考這邊文章，了解如何篩選出已刪除的交易。

交易閒置功能

閒置功能會把停留在銷售流程中停滯過久的交易特別標示出來。

你可以建立下圖的篩選器，把閒置中的交易全部呼叫出來：

把閒置交易篩選出來後，你可以選擇刪除，或是把它們轉換成潛在客戶(lead)。這樣銷售流程就不會塞滿一堆閒置中的交易囉。

請參考這篇文章，了解更多閒置功能的資訊。

潛在客戶收件匣

你可能會發現銷售流程前半段卡了很多交易，這些交易還沒準備好往前進，但也還有冷到要失敗或刪除。

遇到這種尷尬的狀況，Pipedrive潛在客戶收件匣就派上用場啦！

假設你今天有一群交易已經閒置好幾週了。你不想刪除它們，但也不確定業務們何時會繼續追下去。這時候你可以把這些閒置交易轉換成 潛在客戶，順勢整理銷售流程。

你可以在交易詳細介面，將單一筆交易轉換成潛在客戶。

也可以在交易清單介面，一次將多筆交易轉換成潛在客戶 (單次最多100筆交易)。

交易狀態

Pipedrive的銷售流程只會顯示出開放的交易。換句話說，成功或是失敗的交易不會出現在銷售流程中。但這並不代表成功或失敗的交易被刪除了喔。

有些用戶會特別新增成功或失敗的銷售階段，藉此讓成功或失敗的交易維持在銷售流程上。這樣除了影響洞察分析報告之外，更等於浪費你的Pipedrive交易使用量。

所以如果你的交易確定成功或失敗了，我們強烈建議直接按下成功或失敗的標記鈕。

雖然成功或失敗的交易不會出現在銷售流程中，但你可以透過篩選器將它們呼叫出來。

合併重複的交易

CRM裡面很容易就出現重複的客戶資料，但Pipedrive目前還沒有自動合併重複資料的功能。不過你還是可以手動指定要合併那些交易。

在交易詳細介面的右上角，點擊三個小點點，然後點選合併。

畫面會跳出合併交易的視窗，在右上角的搜尋欄輸入你要合併的交易名稱，選擇完畢之後便能看到左右兩邊重複交易的對照資訊。

接著請選擇合併之後要以哪一筆交易的資料為主。決定好之後點選右下角的預覽，確定沒問題後請點選合併。

客製化欄位

重複出現的欄位

這真的是非常容易出現錯誤。某些用戶會在交易與聯絡人兩邊建立重複的欄位。這樣不但會造成業務輸入資料時的誤解，更會占用你多餘的欄位空間。

舉例來說，我們就看過有客戶在潛在客戶、交易以及人員都建立了名為「商機來源」的欄位。

要避免這個問題，我們建議你去檢查公司設定中的資料欄位，看看潛在客戶/交易、人員、組織有沒有重複的欄位，把多餘的欄位刪除掉。

若要更改資料欄位的類型，目前只能用Pipedrive的系統ID重新匯入資料，詳細介紹請參考這篇文章。

註記

除了客製化欄位之外，註記也是保存客戶資訊的好方法。每則註記的大小上限大約是3,000,000個字元(3MB)。

舉例來說，你可以在註記寫下客戶拜訪待辦清單。若你針對同一個主題需要紀錄多種資訊的話，與其分開建立客製化欄位，註記其實會更加合適。

而且註記就像交易等其他資料一樣是可以匯出的喔。請參考這篇文章，了解更多從Pipedrive匯出資料的資訊。

洞察分析報告

清除洞察分析報告的方式非常簡單。您只需要從洞察分析的左側清單中點開報告，然後點選右上角的三個點點，選擇刪除。