工作流程自動化：延遲功能⏱️

在建立自動化流程時，你是不是會希望某些步驟不要馬上執行、先等上一段時間呢？

針對這種需求，Pipedrive的工作流程自動化推出了延遲功能，讓你可以自訂流程階段執行的時間。

我要去哪找延遲功能？

建立自動化流程的第一步是挑選觸發事件，像是交易已建立。

觸發事件挑選完畢後，你會看到右側面板跳出三個選項：條件、操作以及延遲。

恭喜你找到延遲功能了，接著我們來看看要如何使用~

如何使用延遲功能？

其實就和條件與操作一樣，你可以直接把延遲加入到自動化流程中。點選延遲之後，你會看到兩個選項：預先定義與客製化。

• 預先定義：Pipedrive已經準備好一些常用的時間了，像是一天、一週、下周五、30分鐘、一小時等等。

• 客製化：無法在預先定義中找到的時間，你都可以於客製化指定，單位有分鐘、小時、天、週可供選擇。

✏️小技巧：如果你的延遲時間不想把週末算進去，請記得勾選跳過週末喔。大家一起勇敢放假吧💪

延遲之後還能加入什麼？

設定好延遲時間之後，你可以選擇再加入條件或操作到流程內。除此之外，猜怎麼著？你還能夠加入其他延遲功能。

條件

若你選擇加入條件，流程便會在延遲的時間之後確認條件是否被滿足。舉例來說：

Pipedrive會在交易建立之後延遲1分鐘，然後檢查交易擁有人是否為田中小精靈。如果確定交易擁有人的確是田中小精靈，自動化流程便會往下個階段推進。如果延遲1分鐘之後系統發現條件不符合，那自動化流程會戛然而止。

操作

若你在延遲之後加入操作，那Pipedrive會先等延遲時間經過之後，再去執行你所定義的操作動作。舉個例子：

交易建立之後，Pipedrive會先等1分鐘，然後把這筆交易的擁有人指派給田中小精靈。

延遲

若你耐心十足、能夠一等再等，也可以在延遲之後加入另一個延遲。第2個延遲的時間會加到第1個延遲上面。

舉例來說，若你於1小時延遲後再加上1天延遲，就等於會等上1天又1小時，也就是25個小時。

如何取消延遲時間中的工作流程？

你有兩個辦法能取消延遲時間中的自動化流程。

第一招⚔️

我們直接殺到工作流程自動化的主頁面，找到那條流程，把狀態條改成不啟用(灰底)。除了主頁面之外，你也可以在流程編輯頁面、工作流程清單介面操作，但請記得按下儲存。

畫面會跳出視窗提醒，詢問你是否要繼續進行等待中的執行，也就是還在延遲時間內苦苦等待的流程案件。

第二招💣

第二種方法是到流程編輯介面更改觸發事件、條件或操作。

勾選取消所有等待中的執行，那所有還在延遲時間內的流程都會停止。但是如果你沒有勾選就按儲存，那麼延遲時間內的流程還是會繼續運作。

❗注意：你可以從工作流程自動化的主頁面、編輯介面關閉流程。

我可以在工作流程中使用多少延遲？

每條工作流程能夠加入多少個延遲，取決於貴公司使用的Pipedrive版本：

請特別注意，你的工作流程雖然可以加入多個延遲，但是單一流程所有延遲加總的時間不能超過90天。舉個例子，你可以加入一個90天的延遲，或是加入6個15天的延遲。

❗注意：若你加入延遲時有勾選略過週末，週末的天數仍後算在90天限制裡面喔。

什麼狀況會中斷延遲功能？

在某些情況下，如果你去更動帶有延遲功能的自動化流程，會需要額外移除一些步驟才能讓流程順利執行。

過去式條件

在過去式條件前面加入延遲功能，會導致延遲功能之後的所有步驟都被刪除💀

解決方法是在加入延遲功能前，先把條件內的過去式拿掉。請務必確認條件都不存在過去式之後才加入延遲功能喔。

❗注意：若你是在延遲功能後面加入條件，則條件是無法使用過去式的(曾是、曾不是等等)。

刪除「變更」條件前面的延遲功能

延遲功能後面的條件若包含已變更、未變更、已變更為的話，只要你去刪除延遲就會造成流程錯誤。我們參考一下範例：交易建立之後延遲3天，Pipedrive去檢查交易階段是否仍沒有變更(條件)：

在這個情況下，如果你把延遲功能刪除掉了，流程就只剩下交易已建立觸發事件，以及未變更條件。這樣邏輯其實有問題，因為變更這項條件無法在交易剛建立時就馬上檢查。