工作流程自動化介紹

❗此功能僅開放給進階版以及專業版的Pipedrive用戶。

工作流程自動化簡介

❗唯有管理員以及擁有相對應權限的使用者才能建立自動化流程。請閱讀這篇說明，了解Pipedrive的權限集。

就算用了Pipedrive，你是否還覺得每天都在重複相同的行政工作呢？像是把某筆交易移動到某個銷售階段後安排活動。如果是這樣，那工作流程自動化能拯救你於苦海，給你更多時間處理高產值的工作。

Pipedrive的工作流程自動化主要分成兩大部分──觸發事件以及操作事件。

觸發事件等於邏輯判斷中的如果。你必須要先觸發某個事件，自動化流程才會開始啟動。觸發事件的種類可以是新增、更新或刪除人員、組織、活動以及交易。
操作事件等於邏輯判斷中的所以。只要觸發事件有完成，那操作事件就會執行你希望Pipedrive自動產生的結果。這個結果可能是新增、更新或刪除人員、組織、活動以及交易；又或者是寄送email等等。

要進入到工作流程自動化介面，你只需要點擊左側導覽列底部的「...」 > 工作流程自動化。

若你希望從零開始建立自動化工作流程，請點擊右上角的 +工作流程，接著畫面會跳出新增流程的視窗，請輸入流程名稱及描述，這些事後都還可以編輯。輸入完畢後請按下底部的開始。

❗自動化流程的名稱最長120字，描述則是200字。

現在我們準備開始設計工作流程囉💪

請點選畫面中央的新增觸發按鈕，你會看到右邊跳出設計面板，請挑選你中意的觸發事件。

觸發項目共有5個可供選擇，它們分別是：交易、人員、活動、潛在客戶、組織以及專案。每個項目都會搭配觸發事件，觸發事件分為3個：建立、更新以及刪除。

選好觸發項目和觸發事件之後，請按下底部的套用觸發。

觸發設定完畢後，我們來到條件的部分。條件不一定要設定，它代表在什麼特定情況之下，自動化流程才會被觸發。像這邊我就設定潛在客戶擁有人一定要是pipedrive@tscloud.work，工作流程才會被觸發。

按下底部的套用條件之後，請點選畫面中央的 +號選擇下一步。你可以新增另一個條件，或是直接加入操作事件，也就是自動化流程的最終行動。

若你選擇操作，一共有8個選項任君挑選：人員、組織、潛在客戶、交易、活動、電子郵件、campaigns以及專案。當然也別忘了其他整合的應用程式，像是Slack、Microsoft Teams、Trello以及Asana。每個項目下面都有相對應的操作事件可供挑選。

💡若你的Pipedrive帳戶已經超過開放交易數量限制，那建立交易的自動化流程會啟動失敗。之後就算用手動或匯入的方式建立這筆交易，自動化流程都不會啟動。請閱讀這篇文章，了解Pipedrive使用限制。

一條工作流程可以加入多個操作事件，這些操作事件永遠都照著流程順序從頭跑到尾。舉個例子，步驟3永遠都只會在步驟2完成之後才啟動。

不過請特別注意，自動化流程並不會等每個條件都滿足之後才繼續往下跑(asynchronous)。自動化流程會根據一開始的觸發事件，分別執行操作事件。如果流程中有某個條件沒有符合，那其對應的操作事件就不會啟動，Pipedrive系統會繼續去執行下一個操作事件。

是不是有點燒腦🤯

沒關係，我們來看個實際案例。下面的GIF動圖顯示了一條自動化流程，每當新增一筆交易(觸發事件)，Pipedrive會根據交易擁有人(條件)，將交易移動到不同的銷售階段(操作事件)。

💡如果你選擇寄送email當作操作事件，Pipedrive只會使用你同步的email地址來寄信喔。除此之外的任何email地址都無法於自動化流程當作寄件者。

💡如果你把建立活動當作流程的操作事件，那請務必要選擇活動時間。如果沒有指定活動時間，那Pipedrive就會自動把活動建立那一天當作活動時間。活動時間可以選擇相對性，像是「一天之內」或「下週二」等等，相對時間的基準點是活動建立時間。

若你希望指定誰能觸發這條自動化流程，請在畫面右上角點選只能由我觸發，或是可由任何使用者觸發。

💡你能建立可由任何使用者觸發的寄信自動化流程，但是email寄件者一定是建立自動化流程的使用者。若你希望觸發由你自己寄信的流程，請自行建立自動化流程。

一切都大功告成後，記得按下右上角的儲存。忘記存檔就關閉頁面的話，先前的設定就付諸流水囉😢

所有建立完畢的自動化流程都會整理在主頁面的清單上。在這邊，你也可以透過篩選器快速查詢由你自己建立的流程，或是由其他人建立的流程。

你可以把自動化流程更改為啟用或停用。流程被設為停用的話，那觸發事件以及操作事件都會停止運作，正在進行中的流程個案也會被迫停止喔。

💡 停用的流程在清單上會以灰底標記，方便你一眼辨認出流程的狀態。

❗從試算表匯入資料到Pipedrive不會觸發任何的自動化流程，就算完全符合流程的觸發事件和條件也不會。